Nos negócios, independentemente do tamanho ou setor, tudo precisa ser registrado, documentado e armazenado de forma segura e, se possível, simples e rápida. Todos os processos de acordo entre duas partes se encaixam nessa máxima, sejam entre unidades de negócio, clientes, parceiros, funcionários ou uma mistura desses interessados. E neste primeiro semestre de 2020, essa necessidade se fez ainda mais urgente, devido à pandemia da COVID-19 e os efeitos do isolamento social. Porém, antes mesmo da pandemia, um estudo recente constatou que 98% das empresas já tinham problemas para preparar, assinar e gerenciar acordos com eficiência.

A pesquisa O estado dos sistemas de contrato 2020, encomendada pela DocuSign junto a Forrester Consulting ouviu 954 tomadores de decisão (executivos C-level, vice-presidentes, diretores e gerentes) do Brasil, EUA, Canadá, Reino Unidos, Alemanha, França, Austrália e Japão. Esses executivos relatam que, embora tenha havido alguns casos de mudança digital por departamento e setor, nove em cada dez empresas ainda: 1) adicionam informações manualmente; 2) copiam e modificam um acordo já existente ou 3) criam acordos do zero todas as vezes.

“Esses processos manuais são demorados e introduzem o risco de erros na operação, algo que pode inibir a execução do negócio se não administrado a tempo. Principalmente em momentos turbulentos como é o caso que estamos vivendo agora com os impactos da pandemia da COVID-19 na forma de fazer e manter os negócios funcionando de forma remota”, explica Gustavo Brant, Vice-Presidente de Vendas Latam da DocuSign.

Vale esclarecer que sistemas de acordo dizem respeito a como os contratos em papel são preparados, assinados, promulgados e gerenciados. Normalmente, os contratos em papel envolvem uma mistura confusa e improvisada de impressão, assinatura, digitalização, envio por fax ou via motoboy, além do armazenamento deste documento em papel.

De acordo com a pesquisa, a indução de erro é ainda maior quando existe retrabalho devido a erros causados por processos manuais (61%); trabalho duplicado, redigitando dados de contratos para sistemas (54%) e atraso no início dos projetos (43%).

No entanto, uma evolução nos processos avaliados aponta que o uso de assinaturas eletrônicas está se tornando uma prática padrão. Os entrevistados reportaram que 68% dos contratos assinados dentro dos seus próprios departamentos usavam assinaturas eletrônicas. Mas a maior parte das empresas ainda não explora todo o seu potencial e utiliza a tecnologia apenas em certos departamentos dentro das organizações, como os setores de recursos humanos e de vendas. “O foco maior deve ser duplo: encontrar outros fluxos de trabalho e casos de uso para assinaturas eletrônicas na organização ou em departamentos diferentes e garantir que estes estejam conectados às outras partes do processo de acordo, criando assim um fluxo único e totalmente digital”, completa Brant, da DocuSign - empresa pioneira em assinaturas eletrônicas e líder na gestão de documentos na nuvem.

O levantamento mostra, ainda, que entre as maiores prioridades das empresas estão a melhoria da experiência do consumidor (79%), fortalecer a segurança e conformidade (79%) e aumentar a agilidade da empresa (71%). \"A transformação digital tem um papel imprescindível na evolução das necessidades apontadas pela grande maioria das empresas pesquisadas. Afinal, além de o consumidor estar cada vez mais conectado, apenas a tecnologia pode colaborar para crescer os níveis de segurança e diminuir o tempo de execução de acordos e documentos”, detalha o executivo.

Os benefícios dos acordos digitais

Embora a maioria das empresas tenha muito mais a fazer para modernizar seus sistemas de acordo, 99% dos entrevistados já reportaram benefícios em um processo de acordo digital. Entre eles, os principais dizem respeito à melhor experiência do cliente (55%), ciclos de acordo mais rápidos (51%), menores taxas de erro/redução de erros (48%), tempos de respostas mais rápidos (46%), economias de tempo (45%), menor tempo dedicado/maior eficiência/menos etapas manuais (45%), quebra de silos internos (44%) e aumento da receita (42%).

“Em um mundo onde os grandes projetos precisam de realinhamento periódico conforme avançam, modernizar o sistema de acordos pode ser feito gradualmente, com vitórias claras e cumulativas ao longo do caminho. A natureza da harmonização de processos entre um grande número de usuários e múltiplos interessados, tanto internos quanto externos, exigirá que as organizações se movam na direção de uma abordagem padronizada. Isso se aplica à segurança, privacidade, conformidade, integração e treinamento, e estabelece uma fundação para abordar os desafios de cada área em escala”, finaliza Brant.