Isto porque as informações obtidas por meio das soluções de segurança contribuem para organizar melhor os espaços, cumprir exigências sanitárias atuais e melhor gerir os negócios

À medida que o mundo volta ao trabalho presencial, as empresas começam a enxergar os sistemas de segurança física de maneira diferente – não apenas como um meio de proteger pessoas e ativos, mas também para obter insights e agilidade para organizar horários de trabalho mais flexíveis e uso do espaço. As empresas estão usando cada vez mais os dados coletados por sistemas de segurança física, para além de controle do acesso e monitoramento dos seus espaços, obter insights para otimizar os espaços, melhorar a eficiência dos negócios, cumprir os requisitos de saúde pública e criar novos procedimentos operacionais padrão.

Uma pesquisa recente da Cushman Wakefield aponta que a maioria dos colaboradores das empresas em todo o mundo retornará aos escritórios nos próximos meses de 2022. Mas isso não significa que essas pessoas ocuparão esses espaços todos os dias ou nos mesmos dias. Outros estudos do Gartner indicam que quase metade dos funcionários continuará trabalhando remotamente, mesmo depois da pandemia, em parte do tempo. Por isso, agora o mundo está se preparando para promover uma experiência híbrida nos escritórios, que será muito diferente do que ocorria antes. Dados globais de utilização desses lugares mostram que o uso de espaços colaborativos aumentou 50% no ano passado, com espaços transformados para modelos flexíveis e surpreendentes de funcionários.

Durante a pandemia, a segurança física evoluiu rapidamente de uma ferramenta para mitigar riscos para desempenhar um papel muito mais significativo na transformação digital das organizações. Em uma pesquisa recente com mais de 2.000 profissionais de segurança realizada pela Genetec, mais de dois terços (69%) dos entrevistados descreveram a segurança física e dados relacionados como missão crítica. “As empresas estão usando cada vez mais os dados coletados pelos sistemas de segurança física para otimizar espaços, melhorar a eficiência dos negócios, cumprir os requisitos de saúde pública e criar novos Procedimentos Operacionais Padrão para atender às necessidades em constante mudança do local de trabalho híbrido”, diz Fabio Juvenal Ferreira, gerente da Vertical de Cidades e Infraestruturas da Genetec Brasil.

Gestão de ocupação

As empresas têm aproveitado seus sistemas de gerenciamento de vídeo e de controle de acesso para obter informações sobre a utilização dos espaços e para ajudar a garantir conformidade com as regulamentações governamentais referentes à ocupação, bem como as diretrizes específicas do setor e das instalações para limites máximos. “A necessidade desses insights gerou inovações que permitem visualizar dados de contagem de pessoas e envia alertas quando os limites de ocupação são atingidos para produção de relatórios para demonstrar a conformidade com as medidas locais, tudo dentro de um sistema de segurança unificado”, explica Ferreira.
Quando agregados e analisados conjuntamente, estes dois sistemas são incrivelmente úteis no gerenciamento de espaços de escritório que variam em uso e ocupação de um dia para o outro. Trabalhando com limites predefinidos, as soluções de gestão de escritórios podem determinar com que frequência um indivíduo entra no espaço e quanto tempo ele permanece. Esses dados apresentados visualmente em um painel com métricas claras fornecem uma imagem precisa de como as instalações estão sendo usadas, o que pode ajudar a determinar uma pegada ideal no futuro. Esta solução pode ainda comparar quantos funcionários estão chegando ao trabalho em dias diferentes, bem como determinar os dias de pico em diferentes andares. Desta forma é possível determinar quantos colaboradores precisam de mesas permanentes ou compartilhadas para tomar as decisões.

Automatização de novos procedimentos operacionais padrão
As companhias também podem usar os dados dos sistemas de controle de acesso para alterar e automatizar rapidamente os procedimentos operacionais padrão para ajudar a controlar como as pessoas se movem pelas instalações à medida que as diretrizes evoluem, com frequência e rapidez. Um sistema de gerenciamento de decisão colaborativo facilita a atualização de Procedimentos Operacionais Padrão para uma instalação individual ou para uma organização inteira, reduzindo a necessidade de treinamento constante e garantindo a conformidade à medida que o sistema orienta os operadores por meio de novos processos. Sistemas mais avançados também podem permitir que uma organização automatize fluxos de trabalho.

“Ao usar os dados de controle de acesso, um sistema pode alertar automaticamente o pessoal de que espaços compartilhados em uma área específica precisam ser limpos em resposta a mudanças nos níveis de ocupação. Em última análise, essa nova configuração melhora a experiência dos profissionais, garantindo que a cultura da empresa esteja na frente e no centro e seja promovida a colaboração e a socialização, mantendo-se o ambiente seguro e em conformidade”, comenta Ferreira.

Maior flexibilidade

Os sistemas tradicionais de controle de acesso não são projetados para a flexibilidade que as empresas hoje exigem, porque funcionários e visitantes se movem por prédios e espaços de novas maneiras. Alterações nos pedidos de acesso fixo e temporário, novas credenciais de recém-contratados e a maioria das tarefas de controle de acesso geralmente precisam ser feitas manualmente, o que pode atrapalhar o fluxo de pessoas e parecer um fardo para os funcionários. Para atender à necessidade de velocidade, as companhias estão recorrendo a sistemas de gestão de acesso a ativos. Em vez de gerenciar manualmente os titulares de cartões individuais ou alterar o acesso a áreas específicas, esses sistemas possibilitam a tomada de decisões atribuindo direitos com base em funções, atributos, departamentos ou outras condições - e alterando quais grupos podem acessar quais áreas de maneira rápida e fácil. Os colaboradores também podem agendar facilmente os compromissos dos visitantes e usar um quiosque de autoatendimento para os hóspedes na chegada.

“Como estes sistemas agora são mais inteligentes é possível gerenciá-los remotamente. Quando novos contratados são integrados ou os funcionários mudam de emprego, as políticas podem ser configuradas para garantir um provisionamento automático de direitos de acesso com base no departamento, local, cargo, antiguidade etc. Eles auxiliam ainda a automatizar alguns processos para que as transições ocorram com mais facilidade e possam aumentar a segurança, garantindo que haja um registro claro de tudo. Simplifica ainda o processo de preparação para auditorias de acesso”, completa Ferreira.

É importante lembrar que, embora os dados dos sistemas de segurança física possam fornecer informações valiosas para otimizar as instalações dos escritórios, as empresas também devem prestar muita atenção à privacidade dos dados. Além disso, as soluções desenvolvidas com a privacidade em mente podem ajudar a continuar protegendo os indivíduos no local de trabalho híbrido, e as organizações devem garantir que seus fornecedores e parceiros estejam igualmente comprometidos com a proteção de dados pessoais.