Documentos, que demandavam até 40 dias para serem assinados, passaram a ser validados, em média, em uma semana

A busca por inovação é uma constante no dia a dia da distribuidora de combustíveis ALE. Nesse sentido, a companhia implantou, no último ano, uma ferramenta para assinatura digital de contratos, a fim de dinamizar a formalização de novos negócios. O objetivo é agilizar o processo para assinatura dos documentos: antes, o prazo era superior a 40 dias e, com a nova ferramenta, alguns contratos chegam a ser assinados no mesmo dia e validados, em média, em uma semana.

A ideia de adotar a assinatura eletrônica surgiu do projeto vencedor de uma campanha interna da ALE, denominada “Gente que Brilha”, em 2019. Uma equipe da área Jurídica sugeriu esse recurso, pois havia demora no processo de contratos. No início de 2020, foi iniciado o processo de obtenção de pareceres jurídicos sobre a validade dos contratos digitais.

A implantação do sistema começou em fevereiro do ano passado e a pandemia acelerou o processo. Desde março, todos os setores da ALE já usam a tecnologia para fechamento de contratos. “Os custos para efetivação de contratos ficaram mais baixos e houve ganho em agilidade, pois a adoção do modelo digital eliminou, inclusive, a necessidade de reconhecimento de firma”, afirma o diretor administrativo financeiro da companhia, Maurício Pane. Para a disponibilização da ferramenta, a ALE contratou a DocuSign, referência em soluções para acelerar os negócios e simplificar a rotina de empresas e pessoas em todo o mundo.

De acordo com o executivo da ALE, além de reduzir a burocracia no processo jurídico, essa inovação permite a antecipação do início do faturamento, o que representa ganhos importantes para a empresa. “Começamos a fornecer combustível e, consequentemente, faturar somente depois do contrato assinado. Como grande parte dos postos da rede fica no interior, os gerentes comerciais levavam os contratos pessoalmente ou os documentos eram enviados pelos Correios, tornando o processo moroso. Com a adoção da ferramenta, a média de prazo para validação de um contrato caiu de mais de um mês para uma semana, em média.”

Maurício Pane explica que a gestão de contratos também ficou mais ágil e integrada. “Podemos afirmar que a pandemia de Covid-19 acelerou a digitalização no setor de combustíveis e os revendedores aceitaram muito bem a inovação”, afirma. Desde abril, a ALE firmou 1.256 contratos digitalmente e apenas dois em meio físico. Além da redução nos prazos para a formalização dos documentos, o ganho ambiental é um dos destaques da iniciativa. Com o uso da plataforma digital, a ALE economizou em papel e em deslocamento, o que gera impactos positivos na natureza. Uma estimativa realizada pelo sistema DocuSign aponta que foram poupados 1.805kg de madeira, 44.356 litros de água, 4.237kg de emissões de carbono e 293kg de lixo que seriam gerados com o descarte dos contratos impressos.

Um dos contratos digitais foi firmado com o posto Zuilton 3, localizado em Trindade (PE). O proprietário Francisco Zuilton Meneses Junior conta que foi a primeira vez que teve acesso à ferramenta e que essa foi uma experiência positiva. “O processo foi muito eficiente, ágil e rápido. Acredito que a parceria com a ALE renderá bons frutos”, aponta.

Outro contrato firmado pelo meio digital foi com o posto Marco Zero, localizado no município de Santana de Parnaíba (SP). Na avaliação do sócio operador da revenda, Fábio Sassaki, a transação comercial realizada teve algumas particularidades e precisou passar pelo crivo de várias pessoas. “Todo o processo de assinatura foi feito de forma digital, o que considero muito menos burocrático, moderno e inovador no mercado. Principalmente em tempos de pandemia, em que é necessário o distanciamento social, a ferramenta se torna essencial”, declara. O contrato, firmado em setembro com a companhia, segundo Sassaki, tem sido muito positivo. “Encontrei na ALE uma gestão moderna e horizontal, ou seja, é muito fácil conseguir conversar com as pessoas-chave da empresa. Além disso, conta com colaboradores que zelam por um atendimento baseado no bom relacionamento, no bom convívio e, sobretudo, nas relações humanas. A parceria tem me surpreendido positivamente”, acrescenta.

Além dos contratos digitais, a ALE também acelerou os investimentos em atendimento e acompanhamento virtual na área comercial. “Essa é uma boa prática que será mantida para que nossos gerentes comerciais estejam mais vezes no dia a dia do revendedor, agora mesclando com visitas presenciais”, ressalta o diretor comercial da ALE, Renato Rocha. “A presença física continua importante, mas tanto a revenda quanto a companhia aprenderam muito a utilizar as vias digitais nos últimos meses.”