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O Brasil concentra 60% das viagens corporativas em toda a América Latina, como aponta a Global Business Travel Association (GBTA). O recurso é de extrema importância para realizar reuniões, fechamento de negócios e manter os funcionários atualizados, além de expandir a rede de networking da empresa, porém também é responsável por uma fatia considerável do orçamento das instituições.
A necessidade de controlar os gastos de viagens está na lista das prioridades de empresas que trabalham com deslocamentos constantes, por isso, é recomendável preparar um orçamento a ser destinado exclusivamente para esse fim. Mas como calcular e gerir os custos de cada viagem? O primeiro passo é apurar e estimar quais são as maiores despesas em uma viagem a trabalho.
Identifique os principais gastos
Fazer um relatório de despesas é uma forma eficaz de compilar todas as informações relativas aos gastos das viagens corporativas.
O relatório é essencial para o gestor visualizar e enumerar as principais despesas, como passagens, hotel e transporte, além de gastos adicionais dos funcionários viajantes, a serem reembolsados.
Com esses dados em mãos, é possível adotar uma visão estratégica e melhorar a cadeia de processos que geram gastos.
Planeje seu orçamento
O planejamento é fundamental para evitar gastos desnecessários! Adotar uma estratégia eficiente é saber que os gastos com viagens vão muito além do custo da passagem e diárias em hotéis, gastos com transporte, aluguéis de veículos, reserva de salas de reunião e muitos outros entram na conta.
Colete o maior número de dados disponíveis referentes aos custos de viagens anteriores: motivo do deslocamento, opções de traslados, eventos pontuais e despesas pessoais.
Conhecendo a dinâmica das operações, é o ponto de partida para aplicar uma política de viagens personalizada e uma política de reembolso, a fim controlar as despesas extras com imprevistos.
Anteceda a compra
Planejar as viagens com a maior antecedência possível é uma prática essencial para conseguir os melhores negócios em redução de custo que influenciar na planilha financeira do seu orçamento.
O tempo é seu maior aliado para a compra de alguns itens que, com antecedência, podem ser a chave para uma viagem corporativa produtiva e livre de gastos excessivos.
Um exemplo de redução é encontrar as melhores passagens – e a possibilidade de adquirir bilhetes com tarifas que permitem trocas ou cancelamentos com um valor reduzido ou até mesmo gratuitos – tanto em hospedagem quanto em transporte, por preços mais acessíveis.
Implemente uma política de viagens
Muito mais do que controlar despesas, a política de viagens é responsável por ditar e oficializar as diretrizes que envolvem os deslocamentos dos funcionários da empresa.
O documento é fundamental para melhorar as condições de trabalho dos viajantes, gerenciar e controlar gastos e construir uma estrutura que permita aos gestores – juntos aos viajantes – escolherem as melhores opções de viagem.
A política de viagens corporativas deve englobar todos os detalhes envolvidos na realização de uma viagem de negócios, além de orientações para incentivar os funcionários a gerar despesas relacionadas às viagens de forma cuidadosa e pensadas, através de políticas de reembolso.
As normas contidas em sua política de viagens devem considerar muito além do que apenas a saúde financeira de sua empresa, como também, contemplar as necessidades de seus funcionários viajantes, de forma que a aplicação de seus recursos seja um investimento e não um gasto dispendioso.
Quem somos
Fundada em 1990, a Tour House é especialista no quesito de viagens corporativas, apresentando soluções eficientes e personalizadas. É uma das principais TMCs (Travel Management Companies) do Brasil, que oferece serviços de gestão de viagens corporativas, eventos e incentivo.
Veja mais em: http://corporativo.tourhouse.com/