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Por Daniel Delgado

Sim, o mundo mudou e precisamos pensar diferente. Esse agora não se trata de um comportamento inovador, mas fundamental para os profissionais que buscam entregar valores reais, e extras, em suas carreiras.

Ser produtivo significa ter a capacidade de manter a qualidade com uma entrega melhor, em menos tempo. Ter agilidade é complementar essa característica e denota ser mais flexível e veloz no gerenciamento das atividades.

Mas como conquistar esses comportamentos? Pode parecer complicado, e até frustrante, quando nos deparamos com a prática dessas habilidades no dia a dia, mas o fato é que elas fazem realmente a diferença para quem busca se destacar e se desenvolver.

Investir seu tempo para pensar, analisar e planejar é muito mais estratégico do que gastá-lo na execução da rotina do trabalho.

A boa notícia é que, com o avanço da tecnologia, esses comportamentos podem ser incorporados de forma mais integrada ao profissional de qualquer área de atuação.

Dominar a tecnologia em outros tempos era tarefa exclusiva para profissionais de TI, cientistas da computação, professores e consultores. Mas ainda bem, o mundo mudou! E quem está se adaptando a este novo movimento consegue um lugar de destaque no mercado.

Ter o domínio sobre uma ferramenta de alta tecnologia, que nos auxilia a automatizar processos, armazenar informações para posterior análise minuciosa dos dados é peça-chave no processo.

O nosso companheiro de anos, o EXCEL, aquele que permanece aberto praticamente o dia todo na nossa frente, é uma dessas ferramentas que podem ser utilizadas com o objetivo de melhorar a sua performance e a performance da sua empresa.

Suas fórmulas requerem técnicas adequadas para utilização. Porém, com o avanço da tecnologia, o que antes era função somente de analistas de TI, hoje é praticamente obrigação de qualquer profissional.

A seguir, vou mostrar como se tornar muito mais produtivo no Excel. Os pilares da produtividade são compilados em três vertentes: agilidade, fórmulas assertivas e relatórios bem elaborados.

Quando se trata de agilidade...

Ter o conhecimento sobre as algumas ferramentas que podem ajudar na agilidade é o primeiro passo para a conquista. No EXCEL existem várias ferramentas “escondidas” que minimizam consideravelmente o tempo de execução das tarefas.

Por exemplo, pintar automaticamente as células que atingiram determinado valor com a ferramenta “Formatação Condicional”, ou ainda, criar uma lista de opções com a ferramenta “Validação de Dados”.

E para aumentar consideravelmente a agilidade e produtividade, é fundamental, saber trabalhar com os “atalhos” e tentar abandonar o mouse, sempre, sempre, sempre!

Em um primeiro momento, tentar abandonar o mouse pode parecer inadequado, mas com o uso contínuo, os atalhos ajudam a ganhar segundos preciosos nas tarefas rotineiras, como por exemplo, editar uma fórmula (F2), repetir uma ação (F4), ou até mesmo, deslocar-se de uma planilha para outra dentro do arquivo com o Ctrl + PgUp ou Ctrl + PgDown, sem dar um clique.

Há ainda, atalhos que chegam a poupar horas de execução em segundos, como tratar e separar dados de uma célula utilizando a inteligência artificial do Excel.

Por exemplo, o atalho Ctrl + E. Se ainda nunca utilizou esse atalho, leia agora esse post: https://doutoresdoexcel.com.br/preenchimento-relampago. Prometo que você não vai demorar mais do que dois minutos de leitura.

Indico também esta miniaula com menos de um minuto sobre esse atalho: https://youtu.be/QsZjzyGOzKs

O segundo pilar é saber utilizar as fórmulas corretas.

Não é preciso dominar as centenas de fórmulas que existem no EXCEL, mas se souber as essenciais, isto é, se tiver assertividade, o processo se transforma.

Por meio das fórmulas é possível cruzar informações de uma tabela com outra, e fazer uma busca automática de uma informação utilizando, por exemplo, a fórmula PROCV (VLOOKUP). Ou ainda, criar análises lógicas com diversos cenários somente com uma única fórmula no Excel, a fórmula SE.

A terceira vertente é saber criar relatórios inteligentes.

Não é necessário gastar um grande tempo nessa função. Existem ferramentas específicas para ajudar. E tratam-se de relatórios profissionais, que requerem o mínimo de ajuste, ou nenhum, para a entrega. Alguns, inclusive, podem ser gerados de forma automática, sem precisar utilizar nenhuma fórmula.

Também é possível criar relatórios automáticos com Tabela Dinâmica, Power Pivot, Gráficos Dinâmicos, Power View e até Power BI. São muitas possibilidades hoje em dia para se destacar e se tornar muito mais produtivo.

Quer aprender a ser mais produtivo ao utilizar o Excel? Assista o Aulão de Produtividade: https://excel.doctor/aulao_artigo.


*Daniel Delgado é CEO da Doutores do Excel. Formado em Administração de Empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, possui conhecimentos avançados em Excel, PowerQuery, Power Pivot e Power BI. É responsável pelo desenvolvimento e coordenação de mais de 60 projetos em Excel. Também é autor dos cursos \"Excel para o mercado de trabalho do Básico ao Avançado\" e \"Excel para Especialistas\". Além disso, é professor de Excel em empresas de Médio e Grande Porte.