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Indispensável para o bom andamento da empresa, a reunião entre vários aspectos, tem o objetivo de coletar informações sobre processos operacionais, comunicação de mudanças, implantação ou discussão sobre novos projetos, obtenção de feedbacks, acompanhamento, avaliação e informações gerais sobre a empresa ou funcionário.

Mas nem sempre uma reunião é vista de forma positiva e amigável por parte dos funcionários, seja porque estão cheios de tarefas ou simplesmente, por acreditarem ser entediantes e pouco produtivas.

Pensando nesse caso, o coordenador de Recursos Humanos da Faculdade Estácio de Goiás, Sandro Rodrigues, preparou cinco regras de ouro para fazer reuniões mais produtivas e organizadas:

1º Planeje. Antes de começar a reunião, tenha um roteiro em mãos e por mais que seja muito tentador, evite sair muito do planejado.

2º A equipe deve estar preparada. Os funcionários que participarão da reunião devem saber com antecedência sobre tema e demais participantes, podendo se preparar para citar o que houver de mais relevante sobre o assunto.

3º O tempo da reunião deve ser estabelecido: Isso ajudará a tornar o encontro mais organizado, evitando a perda de foco, coisa que muitas vezes acontece.

4º Escolha bem os participantes: Os funcionários que não estiverem envolvidos com o projeto a ser discutido de maneira essencial não devem participar da reunião.

5º Quebre o gelo: Evite entrar direto no assunto principal da reunião, isso algumas vezes, faz com que os funcionários se sintam menos à vontade.

Dica Bônus: Faça uma minuta da reunião. Ao término da reunião tenha certeza de que uma pessoa ficou responsável por redigir uma ata da reunião com o registro de tudo que foi discutido e os pontos de ação que deverão ser tomados na sequência do encontro. Isso não apenas garantirá que todos estão de acordo com os temas discutidos, mas que também haverá resultados práticos do que foi definido em grupo.