A pandemia do Covid-19 destacou um modelo ou forma de trabalho que já era presente na sociedade, ainda que de maneira tímida, o Home Office (algumas grandes empresas de tecnologia já adotavam tal modelo de trabalho, como o Google, por exemplo).

É uma forma laboral que consiste em realizar as funções ou atribuições do trabalho não no ambiente empresarial físico, mas em casa, sem que isso afete a produtividade do profissional e o crescimento da organização.

Ciente, no entanto, que muitos gestores ou empresários foram pegos de surpresas e não têm muita noção sobre como operacional sua loja virtual em Home Office, montamos este conteúdo para apresentar algumas dicas.

São, na verdade, orientações básicas sobre como manter a eficiência e produtividade de sua loja virtual em Home Office.


ESTABELEÇA A JORNADA DO FUNCIONÁRIO, BEM COM UM CONTROLE

Adotar o modelo Home Office não quer dizer que a sua empresa não deva estabelecer uma jornada de trabalho que deva ser observada pelo seu funcionário. É essencial estabelecer uma jornada de trabalho não apenas para manter a sua empresa produtiva, mas também para garantir uma organização mais eficiente em relação ao seu quadro de colaboradores efetivos.

Por exemplo, uma jornada de trabalho de 8 horas, que começa às 8h e termina às 18h, com duas horas para almoço.

Além de estabelecer uma jornada de trabalho, é fundamental manter o controle sobre ela, para que assim a sua empresa alcance suas metas diárias e objetivos globais.

Hoje em dia, o que se tem feito para controlar a jornada de trabalho do funcionário em Home Office é adotar um sistema de ponto eletrônico, que pode ser assinado pelo celular. Afinal, o colaborador pode desenvolver suas atividades não apenas em casa, mas em qualquer outro lugar que lhe garanta conforto e estrutura para a realização do seu trabalho.


DEIXE CLARO QUAIS SÃO AS ATRIBUIÇÕES DOS SEUS FUNCIONÁRIOS EM HOME OFFICE

Além de estabelecer a jornada de trabalho e definir as ferramentas ideais para controlá-la, é essencial que deixe claro quais são as atribuições dos funcionários de sua loja virtual que estão atuando em Home Office.

Por exemplo, quais são as funções ou o que deve fazer o profissional X, que esteja atuando em Home Office? Definir isso pode evitar o ócio, ou seja, a improdutividade, bem como garantir que o trabalhador realize suas atividades tendo ciência do que está ou precisa fazer.

Ilustrativamente, é competência do Lucas, digamos, analisar os dados do marketing digital e, com base nisso, criar ações que sejam capazes de manter a marca em constante relacionamento com os seus clientes. É apenas uma atribuição, mas que serve de orientação na hora de elaborar as funções do trabalhador X, que ocupa o cargo Y.


PEÇA AOS FUNCIONÁRIOS UM RELATÓRIO DO QUE FOI FEITO (DIARIAMENTE)

Uma forma de controlar a jornada do funcionário e aferir a sua produtividade em sua loja virtual, é solicitando aos colaboradores que atuam em Home Office um relatório detalhado em relação ao que foi feito até o final do dia, ou seja, até o término do horário de trabalho.

Ao pedir o relatório, a sua empresa exerce maior controle em relação ao nível de dedicação que está sendo colocado na execução de determinada tarefa. Com isso, poderá solicitar mais empenho do profissional e, assim, manter a sua organização crescendo.

Por exemplo, peça ao funcionário para dizer exatamente o que foi feito, como:

— Foi enviado e-mails para os clientes X, com o objetivo de dar continuidade ao processo de negociação da compra dos produtos Y;

— Ligamos para 100 clientes, oferecendo os serviços e produtos da marca. Destes, 80 responderam positivamente, o que indica um aumento das vendas.


ESTABELEÇA CHEFIAS PARA COMANDAR AS EQUIPES DOS DEPARTAMENTOS PARA AJUDAR NO HOME OFFICE

Sabemos que uma loja virtual, geralmente, conta com diversos departamentos, cada qual exercendo uma função que é fundamental para o crescimento da marca em seu âmbito de atuação mercadológica.

No entanto, cabe dizer que para atuar eficientemente em Home Office, é fundamental que a sua empresa estabeleça uma chefia (gerente ou um coordenador, por exemplo) para comandar as equipes dos departamentos, como marketing, comunicação, vendas, financeiro, contabilidade, dentre outros não menos importantes.

Contar com uma chefia por departamento é essencial, considerando que ela pode gerir mais de perto os funcionários que atuam em Home Office e, a partir disso, é capaz de realizar cobranças, buscando a eficiência e produtividade do setor.

Além disso, pode receber os relatórios diários de cada funcionário e emitir um feedback sobre cada um, com a finalidade de manter a equipe e a empresa crescendo.


REALIZE REUNIÕES PERIÓDICAS (USE A TECNOLOGIA A FAVOR DO SEU NEGÓCIO)

Não é porque a sua loja virtual está atuando em Home Office que ela deve deixar de realizar reuniões.

As reuniões são um instrumento fundamental no processo de gestão de uma empresa, sendo especialmente essencial para discutir resultados, ideias ou projetos.

Por essa razão, a sua loja virtual deve fazer uso da tecnologia existente para manter as reuniões e, assim, o seu desenvolvimento.

Hoje, podemos nos valer de uma grande quantidade de tecnologias que podem otimizar o processo de reuniões, como:

— Skype, que é bem tradicional, porém super útil para a realização de reuniões que exigem a apresentação de relatórios;

— WhatsApp, que também conta com chamada de vídeo, de voz, com mais de uma pessoa, sendo essencial para equipes.

São ferramentas gratuitas, no entanto, se deseja profissionalizar as reuniões de sua empresa ou loja virtual, você pode adotar as tecnologias especializadas, criadas exclusivamente para esse fim.

São soluções tecnológicas que possibilitam não apenas a chamada de vídeo ou teleconferência, mas o upload de relatórios, projetos ou qualquer outro documento que possa facilitar e otimizar esse processo, além de comentários que podem agregar valor à reunião.

Agora que conhece algumas dicas sobre como operacional eficientemente a sua loja virtual em Home Office, coloque-as em prática e veja como o seu negócio poderá se tornar mais eficiente e produtivo.

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